Introducción.
El Presupuesto
es un instrumento del que valen las empresas para dirigir todas sus
operaciones.
La materia de
presupuestos es apasionante por una razón fundamental, de ser una herramienta
de ordenación o adecuación del futuro a nuestros objetivos y en su caso
necesidades, esta técnica tiene la virtud de ser indispensable tanto en el
ámbito del sector público como del privado. No se puede pensar siquiera que
pueda existir una empresa, organización o institución que no elabore o ejecute
un presupuesto. Hasta las familias y los individuos deben tener y cumplir un
presupuesto. Este requerimiento se va haciendo cada vez mayor en la medida en
que la economía es también cada vez creditícia y los instrumentos de crédito se
han impuesto en las relaciones económicas en todos los niveles.
Investigadores
expertos en la materia, explican que siempre ha existido en la mente de la
humanidad la idea de presupuestar. Lo demuestra el hecho de que los egipcios
hacían estimaciones para pronosticar los resultados de sus cosechas de trigo,
con objeto de prevenir los años de escasez, y que los romanos estimaban las
posibilidades de pago de los pueblos conquistados, para exigirle el tributo
correspondiente. Sin embargo, no fue sino hasta fines del siglo XVIII cuando el
Presupuesto comenzó a utilizarse como ayuda en la administración pública, al
someter al ministro de finanzas de Inglaterra a la consideración del
parlamento, sus planes de gastos para el periodo fiscal inmediato siguiente,
incluyendo un resumen de gastos del año anterior, y un programa de impuestos y
recomendaciones para su aplicación.
En los
siguientes siglos y años posteriores a este hecho muchos otros países, de una u
otra manera van aplicando presupuestos a sus actividades por ej. En 1912 a
1925, E.U.A. es la etapa en que se inicia la evolución y madurez del
Presupuesto, ya que la iniciativa privada comienza observar que puede
utilizarlos para controlar mejor sus gastos aprobándose la "Ley del
Presupuesto Nacional" y estableciéndolo como instrumento de la
administración oficial.
Etimología:
La palabra
“presupuesto” se compone de dos raíces latinas:
Pre = Que significa, Antes de, o delante de.
Supuesto = Que significa, Hecho, formado
Por los tanto Presupuesto significa "Antes de lo hecho".
1.1.- Definición e Importancia de un Presupuesto
El presupuesto
se puede definir de las siguientes maneras:
1.- Es la estimació programada, de
manera sistemática de las operaciones de una organización, o empresa, para un
período determinado para lograr unos objetivos previamente establecidos.
2.- Desde el punto de vista técnico,
la palabra se deriva del francés “antiguo” (bougette
o bolsa), dicha acepción intentó perfeccionarse posteriormente en el
sistema inglés con el término budget
de conocimiento común y que reside en nuestro idioma la denominación de presupuesto.
3.- El Presupuesto es un
indicador de la política a seguir en cuanto a la obtención de ingresos, y la
relación estimada de los costos, gastos y egresos, así como un intrumento de
planificación que permite definir los costos, y poder alcanzar ciertos
objetivos en un plazo determinado de tiempo.
4.- Es un método sistemático y formalizado para lograr la responsabilidad
directa de planificación, coordinación, dirección, ejecución y control de las
actividades a desarrollar.
Para lograrlos,
se deben analizar los siguientes aspectos:
a)
Estableces los objetivos empresariales a corto,
mediano y largo plazo.
b)
Especificación de las metas de la empresa.
c)
Desarrollo de un plan de trabajo.
d)
Delegación de Responsabilidades.
e)
Determinación de los procedimientos de trabajo.
f)
Ejecución y control de las actividades
ramificadas.
Como lo refieren
algunos textos, la obra presupuestaria no deberá ser estática, debido a que
evoluciona sin cesar, y se puede decir que el desarrollo del presupuesto no se
detiene nunca, sino que se transforma en un perfeccionamiento continuo.
De esta forma,
la obra presupuestaria nunca finaliza. En este sentido, toda modificación de la
estructura organizacional impone la modificación de la estructura
presupuestaria, siempre asociada a la definición de las funciones y de las
responsabilidades dentro de una organizaición.
El presupuesto
está basado en la separación de las funciones y de las responsabilidades,y por
ello responde a los principios de toda organización. El presupuesto no se
concibe más que cuando las cosas y las personas están en su lugar. De tal
manera que el presupuesto trae consigo el orden en el sentido más elevado el
orden en las cosas y elorden en las funciones, un orden lógico, que establece
las mutuas dependencias y facilita grandemente la dirección de la empresa.
El presupuesto
es la seguridad mediantela previsión y el control permanente, la sorpresa
quedan reducidas al mínimo, al mismo tiempo que procura la tranquilidad a los
dirigentes, quienes pueden dedicarse a la solución de nuevos problemas.
En fin, el
presupuesto es la unidad de todos los puntos de vista de la empresa, la unidad
de acción para los programas donde se encadenan y concuerdan, unión de las
voluntades al servicio del interés general.
1.-Las organizaciones hacen
parte de un
medio económico en
el que predomina
la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden
mantenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la
incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir.
2.- El presupuesto surge como herramienta moderna de planeamiento y
control al reflejar el comportamiento de indicadores económicos como los
enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos
administrativos, contables y financieros de laempresa.
3.- El presupuesto está ligado a la vida de la empresa, cuya organización
no es inmutable, y deberá adaptarse a la orientación económica que se dé al
negocio, así como a los hombres, a fin de lograr la mejor utilización de las
posibilidades de cada uno.
4.- El presupuesto es un indicador de la política a seguir en cuanto a la
obtención de ingresos y la realización de gastos, así como un instrumento de
planificación que permite definir los
costos, y poder alcanzar algunos objetivos en un plazo de tiempo determinado.
1.2.- Naturaleza de los Presupuestos y del Control
Presupuestal.
La naturaleza
del presupuesto puede considerarse una parte importante del clásico ciclo
administrativo de planear, actuar y controlar o, más específicamente, como
parte de un sistema total de administración que incluye:
1.- Furmulación y puesta en práctica
de estrategias.
2.- Sistemas de Planeación.
3.- Sistemas Presupuéstales.
4.- Organización.
5.- Sistemas de Producción y
Mercadotecnia.
6.- Sistemas de Información y
Control.
Con base en lo
anterior y de manera muy amplia, un presupuesto puede definirse como la
presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una
estrategia.
Un “Control
Presupuestal” es un conjunto de procedimientos y recursos que usados con
pericia y habilidad, sirven a la ciencia de la administración para planear,
coordinar y controlar, por medio de presupuestos, todas las funciones y
operaciones de una empresa con el fin de que obtenga el máximo rendimiento con
el mínimo de esfuerzo.
Este control
también permite relacionar las actividades del negocio, con la tendencia de los
negocios en general, y facilita el tomar decisiones oportunas en cuanto al
rumbo que debe seguir.
Incrementa la
productividad de la función financiera, puesto que dirige el uso de capital y
los ezfuerzos de administradores por los canales de mayor utilidad.
El saber cuándo
y cuánto dinero se necesitará, permite recurrir a las fuentes de financiamiento
más convenientes y baratas, sin tener que aceptar lo que ofrezcan simplemente
por el hecho de que se necesite con urgencia.
1.3.- Ventajas y Limitaciones de los Presupuestos.
El presupuesto
trae una serie de ventajas para la organización, por ser una herramienta de
planificación:
1.- Determina las políticas
fundamentales de la empresa y sus efectos.
2.- Incluye a todas las áreas de la
empresa en el análisis y toma de decisiones.
3.- Indica con anticipación las
metas y entrega expectativas definidas, las que servirán de escenario de
referencia para la acción siguiente.
4.- Forza a planear las actividades
a realizar en relacion con los planes y objetivos generales.
5.- Indica “que debe hacerse, quien
debe hacerlo, donde se debe hacer, que recursos se deben utilizar, y por que se
debe hacer”.
6.- Controlar el uso de los recursos,
para tener el menor desperdicio posible.
7.- Agisna y formaliza las
responsabilidades.
8.- Ayuda a la coordinación y
cooperación de las personas, de manera que los objetivos de la empresa
armonicen con los de sus partes.
9.- Detecta con anticipación las
necesidades financieras, para conseguirlos oportunamente y a tiempo.
10.- Permite el control, con el fin
de anticipar los cambios y adaptaciones futuras que pudieran necesitarse y no
provoque traumas.
Desventajas o,
más bien, limitaciones que se pueden detectar:
1.- Están basados en estimados y su
efectividad dependerá del buen criterio utilizado en su elaboración.
2.- Requiere de constante monitoreo
para el control de evaluaciones, evoluciones y ajustes.
3.- Por tratarse de una actividad
dinámica, requiere continuas adaptaciones según las situaciones que se vayan
presentando.
4.- Es una herramienta para
garantizar su éxito, se debe saber como opera el sistema y cuales son sus
objetivos.
1.4.- Organización para el Control Presupuestal.
La planeación y
control presupuestal de los negocios deben descansar en una sana organización,
esta organizacipon debe estar claramente trazada en los organigramas preparados
por los jedes de departamento.
1.- Las líneas de autoridad y responsabilidad deben ser tan precisas que
no quede duda a nadie sobre el área en que actúa.
2.- Un comité de presupuestos,
constituido por varios miembros de la alta gerencia, puede vigilar la
preparación de estas herramientas indispensables.
3.- Este comité debe fijar las pautas generales que la organización debe
seguir, y coordinar los prepupuestos que por separado preparen las diversas
unidades de la organización, resolviendo las diferencias que surjan entre
ellas, para luego someter el presupuesto a la consideración del director
general y del consejo.
4.- Las instrucciones deben ser transmitidas a través de las vías de
mando ordinarias y el presupuesto debe devolverse para su revisión y aprobación
por los mismos canales.
5.- Debe solicitar formalmente al resto de la organizacipon que presente
sus objetivos y expectativas, haciendo hincapié en las ventajas de una buena
elaboración presupuestal.
6.- Es indispensable la coordinación de todas las áreas si se quiere
lograr la eficiencia. Por ello se requiere fijar fechas límite en las que la
información de cada departamento deba estar a disposición de dicho comité.
1.5.- El Periodo del Presupuesto.
En un sistema de
control presupuestal deben planearse absolutamente todas las operaciones que
llevará a cabo el negocio en un tiempo determinado. El tiempo que abarque el
período presupuestal dependerá de las operaciones que realice la empresa, pues
existen industrias que necesitan pronosticar sus ventas con tres o cinco años
de anticipación.
Sin embargo,
dada la complejidad de las operaciones que realiza una firma y por la
dificultad de predecir con razonable exactitud todos los elementos y factores
que afectarán su marcha en un período demasiado extenso, esta planeación suele
efectuarse en un estudio estratégico a largo plazo. Al agregar las situaciones
cambiantes de los factores externos, se llega a la conclusión de que el período
del presupuesto debe ser más bien corto, como ya se explicó antes.
Se puede decir
que el período ideal del presupuesto es el de un año, ya que muchas empresas
terminan sus operaciones cada año, tanto desde el punto de vista fiscal como
desde el punto de vista comercial.
Este período
presupuestal todavía es susceptible de dividirse en meses, trimestres, etc., lo
cual ayuda a efectuar de manera más eficiente las comparaciones de lo real con
lo presupuestado y a tomar las medidas correctivas a tiempo de mejorar la
situación.
1.6.- Tipos de Presupuesto.
Los presupuestos
pueden clasificasrse desde varios puntos de vista. Una clasificación respecto a
sus aspectos sobresalientes es:
·
Según la Flexibilidad
·
Según el Periodo que cubran
·
Según el campo de Aplicabilidad en la empresa
·
Seguún en el sector en el cual se utilicen
·
Otras Clasificaciones
Segun la Flexibilidad:
Rígidos, fijos o
asignados: Se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado este,
no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que suceda. De este
modo de efectúa un control anticipado, sin considerar el comportamiento
económico, cultura, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa
la empresa.
Flexibles o
Variables: Son los presupuestos que se elaboran para diferentes niveles de
actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier
momento. Estos muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de
operaciones manufactureras o comerciales.
Segun el Periodo que
cubran:
A cortos plazos:
Son los presupuestos que se planifican para cubrir un ciclo de operación y
estos suelen abarcar un año o menos.
A largo plazo:
En este campo se ubican los planes de desarrollo del estado y las grandes
empresas. Los lineamientos generales suelen sustentarse en consideraciones
económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha
contra la inflación, fomento del ahorro, etc.
Segun el Campo de
Aplicabilidad en la Empresa:
Presupuesto de
Operación: Son estimados que en forma directa en proceso tiene que ver con al
aprte Neurológica de la Empresa, desde la producción misma hasta los gatos que
conlleve ofertar el producto o servicio, son componentes de este rubro:
-Presupuesto de
Venta: Son estimados que tienen como prioridad determinar el nivel de ventas
real y proyectado de una empresa, para determinar limite de tiempo. Se toma en
cuenta los componentes:
1.- Productos que comercializa la
empresa.
2.- Servicios que prestará.
3.- Ingresos que percibirá.
4.- Los precios unitarios de cada
producto o servicio.
5.- El nivel de venta de cada
producto.
6.- El nivel de venta de cada
servicio.
-Presupuesto de
Producción: Son estimados que se hallan estrechamente relacionados con el
presupuesto de venta y los niveles de inventario deseado. Este presupuesto
suele ser el Presupuesto de venta proyectado y ajustados por el cambio en el
inventario, primero hay que determinar si la empresa puede producir las
cantidades proyectadas por el presupuesto de venta, con la finalidad de evitar
un costo exagerado en la mano de obra ocupada.
-Presupuesto de
Requerimiento de Materiales (PRM): Son estimados de compras preparado bajo
condiciones normales de producción; mientras no se produzca una carencia de
materiales, esto permite que la cantidad se pueda fijar sobre un estándar
determinado para cada tipo de producto, así como la cantidad presupuestada por
cada línea debe responder a los requerimientos de producción; el departamento
de compras debe preparas el programa que concuerde con el presupuesto de
producción, si hubiere necesidad de un mayor requerimiento, se tomará la
flexibilidad del primer presupuesto para una ampliación oportunay así cubrir
los requerimientos de producción.
-Presupuesto de Mano
de Obra (PMO): Es el diagnóstico requerido para contar con una diversidad de
factor humano capaz de satisfacer los requerimientos de producción planeada. La
mano de obra indirecta se incluye en el presupuesto de costo indirecto de
fabricación, es fundamental que la persona encargada del personal lo distribuya
de acuerdo a las distintas etapas del proceso de producción para permitir un
uso del 100% de la capacidad de cada trabajador. Se toma en cuenta los
componentes:
1.- Personal diverso.
2.- Cantidad de horas requeridas.
3.- Cantidad de horas trimestrales.
4.- Valor por hora unitaria.
-Presupuesto de Gasto
de Fabricación: Son estimados que de manera directa o indirecta intervienen en
toda la etapa del proceso de producción; son gastos que se deben cargar al
costo del producto. Sustentación:
1.- Horas: Hombres requeridos.
2.- Operatividad de maquinas y
equipos.
3.- Stock de accesorios y
lubricantes.
Este presupuesto
debe coordinarse con los presupuestos anteriores para evitar un gasto
innecesario que luego no se pueda revertir.
-Presupuesto de Costo
de Producción: Son estimados que de manera específica intervienen en todo el
proceso de fabricación unitaria de un producto, quiere decir que del total del
presupuesto del requerimiento de materiales se debe calcular la cantidad
requerida por tipo de línea producida de la misma que debe concordar con el
presupuesto de producción. Características:
1.- Debe considerarse solo los
materiales que se requiere para cada línea o molde.
2.- Debe estimarse el costo.
3.- No todos requiere los mismos
materiales.
4.- El valor final debe coincidir
con el costo unitario establecido en el costo de producción.
-Presupuesto de Gasto
de Venta (PGV): Es el presupuesto de mayor cuidado en su manejo por los gastos
que ocasiona y su influencia en el gasto financiero. Se le considera como
estimados proyectados que se originan durante todo el proceso de
comercialización para segurar la colocación de adquisición del mismo en los
mercados de consumo. Características:
1.- Comprende todo el “Marketing”.
2.- Es base para calcular el Margen
de Utilidad.
3.- Es permanente y costoso.
4.- Asegura la colocación de un
producto.
5.- Amplia mercado de consumidores.
6.- Se realiza a todo costo.
Desventajas:
1.- No genera rentabilidad.
2.- Puede ser mal utilizado.
-Presupuesto de
Gasto de Administración (PGA): Considerando como la parte medular de todo
presupuesto porque se destina la mayor parte del mismo; son estimados que
cubren la necesidad inmediata de contar todo tipo de personal para sus
distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema. Debe ser lo más
austero posible sin que ello implique un retraso en el manejo de los planes y
programas de la empresa. Características:
1.- Las remuneraciones se fijan de
acuerdo a la realidad económica de la empresa y no en forma paralela a la
inflacipon.
2.- Son gastos indirectos.
3.- Son gastos considerados dentro del precio que se fija al producto o servicio.
4.- Regir su aspecto legal en la legislación laborar vigente.
3.- Son gastos considerados dentro del precio que se fija al producto o servicio.
4.- Regir su aspecto legal en la legislación laborar vigente.
-Presupuesto
Financiero: Consiste en fijar los estimados de inversipon de venta, ingresos
varios para elaborar al final un “flujo de caja” que mida el estado económico y
real de la empresa, comprende:
1.- Presupuesto de ingresos.
2.- Presupuesto de egresos.
3.- Caja final.
4.- Caja inicial.
5.- Caja mínima.
Este incluye el
cálculo de partidas que inciden en el balance. Como son la caja o tesorería y
el capital, tambien conocido como “Erogaciones de Capitales”.
-Presupuesto de
Tesorería: Se formula con la estimación prevista de fondos disponibles en caja,
bancos y valores de fácil realización. Tambien se denomina “Presupuesto de
caja” o “de efectivo”, porque consolida las diversas transacciones relacionadas
con la entrada de fondos monetarios o con salida de fondos líquidos ocasionados
por la congelación de deudas o amortizaciones de crpeditos o proveedores o pago
de nómia, impuestos o dividendos. Se formula en dos periodos cortos: Meses o
Trimestres.
-Presupuesto de
Erogaciones Capitalizables: Controla las diferentes inversiones en activos
fijos como son las adquisiciones de terrenos, contrucciones o ampliaciones de
edificios, compra de maquinarias y equipos; sirve para evaluar alternativas
posibles de inversion y conocer el monto de fondos requeridos y su
disponibilidad en el tiempo.
Segun en el Sector en el
cual se Utilicen:
-Públicos: Son
aquellos que realizan los gobiernos, estados, empresas descentralizadas, etc.,
para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias. En estos se
cuantifican los recursos que requiere la operación normal, la inversión y el
servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales.
-Privados: Son
los presupuestos que utilizan las empresas particulares como instrumento de su
administración.
Otras Clasificaciones:
-Por su contenido:
1.- Principales: Estos presupuestos son una
especie de resumen, en el que se presentan los elementos medulares en todos los
presupuestos de la empresa.
2.- Auxiliares: Son aquellos que muestran en
forma analítica las operaciones estimadas por cada uno de los departamentos que
integran la organización de la empresa.
-Por la técnica de valuación:
1.- Estimados: Son los presupuestos que se
formulan sobre bases empíricas; sus cifras numéricas, por ser determinadas
sobre experiencias anteriores, representan tan sólo la probabilidad más o menos
razonable de que efectivamente suceda lo que se ha planeado.
2.- Estándar: Son aquellos que por ser
formulados sobre bases científicas o casi científicas, eliminan en un
porcentaje muy elevado las posibilidades de error, por lo que sus cifras, a
diferencia de las anteriores, representan los resultados que se deben obtener.
-Por su reflejo en los estados
financieros:
1.- De Posición Financiera: Este tipo de
presupuestos muestra la posición estática que tendría la empresa en el futuro,
en caso de que se cumplieran las predicciones. Se presenta por medio de lo que
se conoce como “Posición Financiera Presupuestada”.
2.- De Resultados: Que muestran las posibles
utilidades a obtener en un periodo futuro.
3.- De Costos: Se preparan tomando como base
los principios establecidos en los pronósticos de ventas, y reflejan, a un
período futuro, las erogaciones que se hayan de efectuar por concepto del Costo
Total o cualquiera de sus partes.
-Por las Finalidades que se
pretende:
1.- De Promoción: Se presentan en forma de
Proyecto Financiero y de Expansión; para su elaboración es necesario estimar
los ingresos y egresos que haya que efectuarse en el período presupuestal.
2.- De Aplicación: Normalmente se elaboran
para solicitud de créditos. Constituyen pronósticos generales sobre la
distribución de los recursos con que cuenta, o habrpa de contar la empresa.
3.- De Fusión: Se emplean para determinar
anticipadamente las operaciones que hayan de resultar de una conjunción de
entidades.
-Por áreas y niveles de
responsabilidades:
1.- Por Programas: Este tipo de presupuestos
es preparado normalmente por dependencias gubernamentales, descentralizadas,
patronatos, instituciones, etc. Sus cifras expresan el gasto en relación con
los objetivos que se persigue, determinando el costo de las actividades
concretas que cada dependencia debe realizar para llevar a cabo los programas a
su cargo.
2.- Base cero: Es aquel que se realiza sin
tomar en consideración las experiencias habidas. Este presupuesto es útil ante
la desmedida y continua elevación de los precios, exigencias de actualización,
de cambio, y aunmento continuo de los costos en todos los niveles, básicamente.
Resulta ser muy costoso y con información extemporánea.
3.- De Trabajo: Es el presupuesto común
utilizado por cualquier empresa; su desarrollo ocurre normalmente en las
siguientes etapas puras:
a) Previsión
b) Planeación
c) Formulación
1.7.- Aspecto Normativos de la Elaboración del
Presupuesto.
Una forma común
de elaborar un presupuesto es presentar los distintos tipos de gasto y los
ingresos en una hoja de cálculo simple. Podría ser necesario el uso de presentaciones
más complejas, como varias hojas de cálculo vinculadas entre sí, debido a la
magnitud de la campaña o a los requisitos específicos de los donantes.
1.-Gastos Previstos:
a) Personal: Todas las personas que cobran
un salario por trabajar en la campaña. Pueden indicarse por separado los costos
directos (salarios) e indirectos (impuestos y seguros del personal).
b) Inversiones: Es el equipo adquirido para
el uso a largo plazo en la campaña, ya seán dispositivos electrónicos, como
cámaras y teléfonos celulares. Para una rendición de cuentas eficaz, debería
tomarse un “inventario” y actualizárselo periódicamente, como una lista de todo
el equipo, dón de se almacena y para qué puede usarse. Deberían celebrarse
aceurdos por escrito respecto de qué organizaciones recibirán el equipo después
de la finalización de la campaña.
c) Costos Operacionales: Son los costos
relacionados directamente con la ejecución de la campaña que no son costos de
personal ni inversiones. Los costos de impresión de os materiales de la
campaña, el alquiler de vallas publicitarias, el tiempo de emisión en la radio
y el transporte de un grupo de tratro itinerante son ejemplos de este tipo de
costos.
d)
Administración: Son los gastos cotidianos de gestión de la campaña, por
ejemplo, el alquiler de un espacio de oficina, electricidad, papelería o
teléfonos.
Además, podría
requerirse una partida por separado para los “Subcontratos”, por ejemplo, si se
contrata una empresa para diseñar los carteles de la campaña o a un consultor
para que redacté un informe de investigación.
2.- Ingresos Proyectados:
a)Subvenciones de donantes institucionales
(Por Donante)
b) Donaciones de empresas, entidades de beneficiencia
locales, grupos confesionales, redes profesionales y otras organizaciones que
no son donantes institucionales.
c) Donaciones de particulares.
d) Suscripciones o cuotas de los miembros.
e) Ganancias provenientes de la venta de
artículos de la campaña e ingresos de otras actividades.
f) Otros ingresos.
Si parte de los
ingresos se recauda para fines específicos, por ejemplo, un donante sufraga los
gastos relativos a la participación en una conferencia internacional, debería
hacerse la distinción entre las donaciones restringidas o “para fines
especiales” que se usarán exclusivamente para esos fines, y los ingresos no
restringidos, que pueden usarse para otros aspectos de la campaña.
3.- Ingresos y Gastos Reales:
Muchas veces los
gastos previstos pueden ser mayores o menores que los previstos o los ingresos
proyectados pueden ser inferiores a los
necesarios para ejecutar la estrategia de la campaña.
Es útil que un
presupuesto también haga el seguimiento de las cantidades reales que se recaudan
y gastan, y que se usen para compararlas con las cantidades proyectadas. El
presupuesto también es un medio para determinar si se necesitan ajustes en la
movilización y asignación de recursos a medida que la campaña progresa.
En general no es
conveniente cambiar un presupuesto muchas veces a lo largo de una campaña, pues
lleva a cuestionar si la planificación de la campaña tuvo en cuenta
adecuadamente los recursos necesarios para ejecutarla. No obstante,
determinados factores, tanto internos como externos, podrían obligar a ajustar
el presupuesto, en particular si la campaña es muy prolongada, por ejemplo si
un donante que ha prometido una
contribución se retira, se han subestimado los gastos reales de comunicación o
se han producido cambios administrativos, como la renuncia de personal o un
aumento no previsto del alquiler de la oficina.
Algunos puntos
importantes que deben tenerse en cuenta al elaborar un presupuesto son:
1.- En campañas grandes y complejas,
es aconsejable preparar una hoja del presupuesto por cada conjunto de
actividades, entre otras cosas para:
a) Investigación formativa.
b) Costos de producción de anuncios de
interés público por televisión.
c) Costos de transmisión de esos anuncios.
d) Producción de material impreso.
e) Diseño y mantenimiento del sitio web de
la campaña.
f) Actividades de recaudación de fondos.
Cada hoja debe incluir las distintas
categorías de costo y todos los ingresos específicos de la actividad. Una hoja
resumen debería agrupar todos estos presupuestos de actividades en una hoja,
para mostrar los ingresos y gastos generales de la campaña.
2.- Para el seguimiento financiero
eficaz, el presupuesto debería desglosarse en fases. Por ejemplo en una campaña
de dos años, cada seis meses podrían agregarse los gastos del semestre en una
columna complementaria de la hoja de cálculo.
Para una gestión
financiera eficaz, los presupuestos deben examinarse periódicamente y ajustarse
rápidamente si se producen cambios importantes, por ejemplo un cambio de las
actividades de la campaña o una disminución imprevista de los ingresos
proyectados.
3.- El equipo de la campaña debería
aprobar formalmente todas las revisiones del presupuesto, que debería
distribuirse a todos los interesados pertinentes.
Para evitar
confusiones y la mala gestión financiera, es esencial incluir la fecha de
aprobación en la hoja del presupuesto y marcar los proyectos de presupuesto
como proyectos que aún no han sido
aprobados.
A continuación
se anexa un modelo de una Plantilla de Presupuesto.
|
Presupuesto para la campaña XYZ
Versión del presupuesto X, aprobada el [fecha]
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GASTOS
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Partida
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Costo unitario
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Número de unidades
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Costo total
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Año 1
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Año 2
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A.1 Administrador de la campaña
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…/mes
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|
A.2 Coordinador de comunicaciones
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|
A.3 Consultor para la evaluación
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Suma fija
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|
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|
|
…
|
|
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|
|
|
B. Inversiones
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B.1 Cámara digital de vídeo
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|
…
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C. Costos operacionales
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C.1 Gastos de impresión de carteles
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C.2 Gastos de viaje
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|
C.3 Alquiler de sitios para actividades
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C.4 Tiempo de emisión en radio
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|
…
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|
D. Costos de administración
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D.1 Alquiler de espacio de oficina
|
…/mes
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D.2 Teléfonos e Internet
|
…/mes
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D.3 …
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INGRESOS
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|
Fuente del ingreso
|
Total
|
Año 1
|
Año 2
|
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|
Contribución propia (cuotas de los miembros …)
|
|
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|
Subvención del donante A
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Subvención del donante B
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|
|
|
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Contribuciones de la comunidad
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|
|
|
||
|
Donaciones de particulares
|
|
|
|
||
|
…
|
|
|
|
||
Tabla 1 Modelo de una Plantilla de Presupuesto.
Conclusión.
Después de
entender la información mostrada en la presente investigación, se logra entender
que el objetivo pricipal del control presupuestal es la previsión, planeación,
organización, coordinación o integración, dirección y por supuesto, el control,
dando a entender que corresponde y está en todas las etapas del proceso
administrativo.
La elaboración
de presupuestos dentro de una entidad nos permite apreciar cada una de las
funciones establecidad en cada uno de los departamentos utilizando para esto al
mismo presupuesto como elemento para modificar la estructura de la entidad en
caso de ser necesario.
El presupuesto
se puede manejar de diferentes maneras de acuerdo a la utilidad que se le
requiera, debido a su flexibilidad de cambio, es capaz de ser utilizado de
buena o mala manera, dependiendo de los objetivos a los que va enfocado.
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